Cómo estar al día con las facturas
La contabilidad, la facturación y el seguimiento de los pagos son las principales preocupaciones de las PYME, cuya gestión de la tesorería y salud financiera se benefician enormemente de la implantación de los sistemas adecuados. Examinamos los factores que hay que tener en cuenta a la hora de elegir un software de contabilidad, así como las mejores prácticas que hay que aplicar para estar al tanto de los pagos y las facturas.
Los procesos contables y la gestión de la tesorería ya no son lo que eran. La transformación digital y las innovaciones prácticas han hecho que la tarea de seguimiento de los pagos y emisión de facturas se haya digitalizado en gran medida para muchas pequeñas empresas, con toda la comodidad que ello conlleva.
Sin embargo, aunque la digitalización significa que las pequeñas y medianas empresas (PYME) pueden gestionar sus entradas y salidas con mayor facilidad, esto no es una excusa para la complacencia. Estar al tanto de los pagos y las facturas es vital para el éxito de cualquier empresa, ya que ayuda a garantizar un flujo de caja saludable y una mejor previsión financiera. Con los modernos programas de contabilidad y las capacidades de seguimiento de pagos, las empresas pueden beneficiarse de una mayor visibilidad que nunca, lo que puede mejorar todo, desde la eficiencia operativa hasta las relaciones con los proveedores.
Cómo presentar las facturas
Llevar un control de las facturas y los pagos es crucial para el éxito de una pequeña empresa, ya que las cantidades pagadas afectan al flujo de caja de que dispone una empresa para pagar sus gastos. Una empresa debe utilizar un programa de software de contabilidad profesional para este seguimiento. Un buen programa será accesible desde la nube y vendrá con un panel de control que muestre la cantidad total de facturas pagadas y no pagadas, los gastos y los beneficios de una empresa.
No quieres un programa de software que descargues en tu escritorio. Eso significa que sólo tú puedes acceder a él, y sólo cuando estés en tu ordenador. Lo que quieres es comodidad mediante el acceso a la nube, con un programa que te permita introducir o acceder a la información desde el ordenador de tu casa, una aplicación en tu dispositivo móvil o desde cualquier lugar.
Si dirige su propia pequeña empresa, considere la posibilidad de dejar que todos los miembros de su personal introduzcan sus propios gastos. Esto le ahorrará tiempo a usted, o al miembro del personal normalmente delegado para hacer esta tarea. Por lo tanto, asegúrese de que el software permite múltiples usuarios y que puede restringir el acceso a ciertas funciones (no querrá compartir las finanzas de su negocio con todo el mundo que tenga un acceso).
Significado de las facturas archivadas
Puede elegir cualquier sistema de registro adecuado a su negocio que muestre claramente sus ingresos y gastos. El tipo de negocio al que se dedica afecta al tipo de registros que debe mantener a efectos de los impuestos federales. Su sistema de mantenimiento de registros debe incluir un resumen de sus transacciones comerciales. Este resumen se hace normalmente en los libros de su negocio (por ejemplo, los diarios y libros de contabilidad). Sus libros deben mostrar sus ingresos brutos, así como sus deducciones y créditos. Para la mayoría de las pequeñas empresas, la cuenta corriente de la empresa es la principal fuente de entradas en los libros de la empresa.
Algunas empresas optan por utilizar programas de software de contabilidad electrónica o algún otro tipo de sistema electrónico para capturar y organizar sus registros. El programa de software de contabilidad electrónica o el sistema electrónico que elija debe cumplir los mismos principios básicos de mantenimiento de registros mencionados anteriormente. Todos los requisitos que se aplican a los libros y registros impresos también se aplican a los registros electrónicos. Para obtener información más detallada, consulte la publicación 583, Starting a Business and Keeping Records.
Sistema de archivo electrónico de facturas
Pregunte a cualquier empresario cuál es su actividad empresarial menos favorita y casi todos dirán “el papeleo”. Al mismo tiempo, todos tienen que ocuparse de él si quieren que sus negocios funcionen. Sin embargo, averiguar cómo organizar las facturas y los recibos no tiene por qué parecer un calvario. Si necesitas algunos consejos para facilitar esta parte de tu vida, consulta este artículo.
¿Qué son las facturas y los recibos en contabilidad? En primer lugar, aclaremos de qué documentos estamos hablando. Una factura es una solicitud de pago. Una vez que se ha entregado un producto o servicio a un cliente, se le envía una factura, pidiéndole así que lo pague. Este documento no tiene una plantilla estándar, pero normalmente contiene detalles que informan al máximo sobre la transacción. Dichos detalles suelen ser la fecha y la hora de la transacción, el número de factura, la fecha de emisión, la fecha de vencimiento del pago, qué bienes/servicios se entregan, su precio y cantidad, los nombres del proveedor y del cliente y los códigos fiscales, etc.