Sistema de archivo de facturas electrónicas
Puede elegir cualquier sistema de registro adecuado a su negocio que muestre claramente sus ingresos y gastos. El tipo de negocio al que se dedica afecta al tipo de registros que debe mantener a efectos de los impuestos federales. Su sistema de mantenimiento de registros debe incluir un resumen de sus transacciones comerciales. Este resumen se hace normalmente en los libros de su negocio (por ejemplo, los diarios y libros de contabilidad). Sus libros deben mostrar sus ingresos brutos, así como sus deducciones y créditos. Para la mayoría de las pequeñas empresas, la cuenta corriente de la empresa es la principal fuente de entradas en los libros de la empresa.
Algunas empresas optan por utilizar programas de software de contabilidad electrónica o algún otro tipo de sistema electrónico para capturar y organizar sus registros. El programa de software de contabilidad electrónica o el sistema electrónico que elija debe cumplir los mismos principios básicos de mantenimiento de registros mencionados anteriormente. Todos los requisitos que se aplican a los libros y registros impresos también se aplican a los registros electrónicos. Para obtener información más detallada, consulte la publicación 583, Starting a Business and Keeping Records.
Cómo archivar recibos y facturas
Dado que la carga de la prueba recae en usted para respaldar cada elemento de su declaración de impuestos con documentación, el mejor enfoque para el mantenimiento de registros para las pequeñas empresas es tratar de mantener tantos registros como sea posible.
Si está deduciendo las comidas y el entretenimiento, es aún más complicado. Es posible que tenga que presentar una lista de todas las personas que estaban allí con usted cuando se produjo el gasto, y de qué hablaron (en realidad, el IRS quiere saber si hablaron de negocios).
Si deduces muchos gastos por debajo de los 75 dólares (y sobre todo si deduces muchas comidas y entretenimiento) una hoja de cálculo o una aplicación móvil como Expensify suele ser la mejor manera de hacer un seguimiento de todo sin ahogarte en un mar de pequeños recibos.
El IRS dice que necesitas mantener tus registros “tanto tiempo como sea necesario para probar los ingresos o deducciones en una declaración de impuestos”. En general, esto significa que necesitas conservar tus registros fiscales durante tres años a partir de la fecha en que se presentó la declaración, o desde la fecha de vencimiento de la declaración de impuestos (lo que sea posterior).
Digamos que presentó su declaración de impuestos de 2020 dos meses antes de la fecha límite, el 10 de febrero de 2021. Eso significa que tendría que conservar los recibos, registros fiscales y cualquier otra documentación relacionada con la declaración hasta el 15 de abril de 2024, tres años después de la fecha límite de su declaración de impuestos de 2020.
Cómo organizar los archivos de las cuentas por cobrar
Sabes que ha llegado la época de impuestos cuando recibes un empujón de tu contable o de la ATO recordándote que debes reunir todos tus archivos. Si has estado atento durante todo el año, puede que tengas todo lo que necesitas, pero lo más habitual es que tengas un montón de papeles, algunos de ellos relevantes, otros no. De repente también te acordarás de las cosas que has comprado y cuyo recibo se ha perdido o ha ido a parar a la papelera. Puede ser tentador tirar la toalla y, con ella, cualquier posible deducción. Si esta situación le resulta familiar, no está solo. Cuando se trata de llevar registros, la mayoría de los particulares y las pequeñas empresas australianas están en el mismo barco.
Tener los registros fiscales organizados puede ayudarle a obtener mejores rendimientos. Dejando a un lado las devoluciones, la ATO está tomando medidas enérgicas contra las deducciones dudosas, así que si piensas reclamarlas, tienes que ser capaz de demostrarlas. Estos son algunos consejos que le ayudarán a dejar de lado la caja de cambios y a poner en orden sus registros:
Cuando se trata de llevar un registro para la declaración de la renta, existe la idea errónea de que todo se reduce a los recibos de aparcamiento y gasolina. En realidad, hay muchas más cosas que debes archivar para la declaración de la renta.
Significado de las facturas archivadas
Dado que la carga de la prueba recae en usted para respaldar cada elemento de su declaración de impuestos con documentación, el mejor enfoque para el mantenimiento de registros para las pequeñas empresas es tratar de mantener tantos registros como sea posible.
Si está deduciendo las comidas y el entretenimiento, es aún más complicado. Es posible que tenga que presentar una lista de todas las personas que estaban allí con usted cuando se produjo el gasto, y de qué hablaron (en realidad, el IRS quiere saber si hablaron de negocios).
Si deduces muchos gastos por debajo de los 75 dólares (y especialmente si deduces muchas comidas y entretenimiento) una hoja de cálculo o una aplicación móvil como Expensify suele ser la mejor manera de hacer un seguimiento de todo sin ahogarte en un mar de pequeños recibos.
El IRS dice que necesitas mantener tus registros “tanto tiempo como sea necesario para probar los ingresos o deducciones en una declaración de impuestos”. En general, esto significa que necesitas conservar tus registros fiscales durante tres años a partir de la fecha en que se presentó la declaración, o desde la fecha de vencimiento de la declaración de impuestos (lo que sea posterior).
Digamos que presentó su declaración de impuestos de 2020 dos meses antes de la fecha límite, el 10 de febrero de 2021. Eso significa que tendría que conservar los recibos, registros fiscales y cualquier otra documentación relacionada con la declaración hasta el 15 de abril de 2024, tres años después de la fecha límite de su declaración de impuestos de 2020.